Les obligations sociales … pas facile de s’y retrouver dans la jungle des obligations auxquelles sont soumis les dirigeants d’entreprise. Celles-ci sont nombreuses et soumises à évolution. Pour y voir plus clair, nous vous proposons un tour d’horizon en quatre points.
1- Les obligations sociales en matière de gestion administrative des salariés
Au moment du recrutement, puis tout au long de la relation contractuelle entre le salarié et l’entreprise, elle doit effectuer des formalités et a des obligations vis à vis du salarié.
La première formalité est de procéder à l’embauche en établissant une DPE (Déclaration préalable à l’embauche), auprès de l’Urssaf ou de la MSA. Ne pas oublier, si le salarié n’est pas de nationalité française, de lui demander de présenter son titre l’autorisant au séjour et au travail en France, et le faire valider auprès de la préfecture.
Ensuite (mais c’est souvent effectué avant l’embauche) il faut rédiger le contrat de travail, qui doit être présenté au salarié et signé par les deux parties.
L’employeur doit également contacter la médecine du travail et convenir d’une date de visite médicale d’embauche.
Autres démarches : affilier le salarié aux caisses de retraite (complémentaire, cadre), de prévoyance et/ou de santé de l’entreprise. Et effectuer les paiements mensuels ou trimestriels relatifs.
L’employeur doit également inscrire les informations concernant le salarié embauché sur le registre unique du personnel. Il existe d’autres registres qui doivent être mis à jour régulièrement : registre des conventions de stages, des chantiers temporaires, Registre repos hebdomadaires non donnés collectivement, du travail par équipe.
De même, l’employeur doit procéder à des affichages obligatoires (en plus de ceux liés à la sécurité, voir 4) :
– Horaires de travail et de repos
– Règlement intérieur
– Textes de lois relatifs à l’égalité entre femmes et hommes
– Intitulé et référence de la convention collective
Enfin, chaque année, l’employeur doit déclarer toutes les données des salariés en un seul envoi à destination des organismes concernés, via la N4DS (anciennement appelée DADS).
2-Les obligations sociales en matière de rémunération
Les obligations en terme de rémunération vont concerner les éléments suivants: les salaires (montants, décomposition, versement, fiche de paie, suivi des heures effectuées, le SMIC..), le paiement des charges et contributions sur salaires, les frais personnels, les avantages en nature octroyé par l’employeur, les primes.
Mais aussi, quand il y en a, les dispositifs d’intéressement et de participation, ainsi que les plans d’épargne entreprise.
3- Les obligations sociales en terme de Représentation du personnel et de représentation syndicale
Il n’existe pas d’obligations dans ce domaine pour les entreprises de moins de 11 salariés, ce qui est souvent le cas des points de vente en franchise.
4- Les obligations sociales en terme de santé et sécurité au travail
Les conditions de travail doivent ainsi être garanties et optimisées pour chacun des employés. Et leur sécurité et santé assurée en permanence, de même que celle des visiteurs. Chacun d’eux doit aussi être informé des risques sur son poste.
Comment agir ?
- Connaitre la législation : cf les articles du code du travail relatifs aux obligations de sécurité de l’employeur au droit d’alerte et de retrait du salarié et au document unique d’évaluation des risques professionnels (articles L4121-1 et L4121-5, Articles L4131-1 à L4131-4, et R4121-1 à R4121-4)
- Appliquer la législation – la liste n’est pas exhaustive :
- Elaborer sérieusement le document unique d’évaluation des risques (DUERP), et le faire évoluer en permanence,
- Compléter les registres de sécurité, du CHSCT (si concerné), des accidents du travail bénins.
- Fournir les vêtements de protection nécessaires (EPI),
- Mettre à disposition des salariés un espace de travail lumineux, aéré, sain et pas trop bruyant…
- Organiser information et formation à la sécurité de chaque nouvel embauché.
- Procéder aux affichages obligatoires en termes de sécurité (ex : consignes en cas d’incendie pour les locaux, coordonnées des secours d’urgence,…)
Pour conclure nul n’étant sensé ignorer la loi, il est recommandé à tout dirigeant en franchise de se faire accompagner par : une CCI, un expert comptable, une boutique de gestion, etc…afin de ne rien oublier parmi toutes ces obligations au risque d’être sanctionné.
